Quy trình quản lý kho là gì?
Quy trình quản lý kho là toàn bộ các bước được thực hiện giúp giám sát hoạt động hàng ngày của nhà kho. Việc này bao gồm các thủ tục chính liên quan đến việc đảm bảo thực hiện suôn sẻ các hoạt động như nhận, kiểm kê, lưu trữ, đóng gói và vận chuyển, phân phối sản phẩm ra khỏi kho. Người quản lý kho, người quản lý hàng tồn kho và nhà cung cấp dịch vụ sử dụng tính năng quản lý kho hàng để hợp lý hóa việc theo dõi sản phẩm, hiển thị mức tồn kho chính xác và tăng hiệu quả kho hàng.
Sơ đồ quy trình quản lý kho
Các bước trong quy trình quản lý kho
Bước 1: Nhập kho
Tại bước đầu tiên, nhà bán lẻ cần đảm bảo chuỗi cung ứng và giám sát các hoạt động như nhận hàng, kiểm tra chất lượng và số lượng cũng như lưu trữ hàng hóa được thực hiện trình tự, đúng quy định.
Nhận kho: Khi có thông báo giao nhận, nhà kinh doanh cần xác minh thông tin đơn hàng để tránh sai sót, đảm bảo chính xác thông tin trên hóa đơn. Việc xác nhận thông tin đơn hàng có thể kể đến số lượng, chủng loại, mã sản phẩm hay bất kỳ yêu cầu đặc biệt khác đi kèm.
Kiểm tra chất lượng hàng hóa: Sau bước xác minh chính xác thông tin đơn hàng, nhà bán lẻ tiếp tục với thao tác kiểm tra chất lượng đầu vào (iQC). Đối với hoạt động này, khi phát hiện điểm bất thường về chất lượng hàng hóa, nhà kinh doanh cần thông báo cho nhà cung cấp để kịp thời xử lý. Kiểm soát chất lượng ở đây bao gồm hình thức, tính nguyên vẹn, chức năng hoặc yêu cầu chất lượng đặc biệt đối với từng loại hàng hóa.
Bước 2: Lưu trữ và sắp xếp kho hàng
Lưu trữ là quá trình lưu kho trong đó hàng hóa được đặt vào không gian lưu trữ thích hợp nhất. Khi được thực hiện đúng cách, quy trình lưu trữ sẽ tối đa hóa tối đa không gian có sẵn trong kho của nhà bán lẻ và tăng hiệu quả lao động.
Phân loại hàng hóa: Dựa vào các đặc điểm, tính chất, chủng loại, kích thước hay bất kỳ tiêu chí nào mà nhà bán lẻ yêu cầu, hàng hóa cần được phân loại để kiểm soát dễ dàng hơn.
Thiết kế khu vực lưu trữ: Hàng hóa được thiết kế, chỉ định đến các khu vực lưu trữ phù hợp sau khi được được phân loại. Ví dụ, khu vực hàng tránh ánh nắng trực tiếp, khu vực cho hàng lưu trữ theo nguyên tắc FIFO (First-In, First-Out), khu vực hàng dễ vỡ…
Đánh số vị trí lưu trữ: Việc đánh số hoặc định danh vị trí lưu trữ trong kho rất cần thiết để xác định vị trí từng mặt hàng. Từ đó sẽ giúp nhà bán lẻ thuận lợi để truy xuất và tìm kiếm hàng hóa dễ dàng, nhanh chóng với lượng hàng lớn trong kho.
Sắp xếp hàng hóa: Cũng tương tự như việc đánh số, sắp xếp hàng hóa là một cách hợp lý và tiện lợi giúp quy trình quản lý kho trở nên chính xác hơn. Thiết kế quy trình sắp xếp hàng hóa nhằm tối ưu hóa thời gian và hiệu suất hoạt động của kho hàng. Một số nguyên tắc sắp xếp hàng hóa hiệu quả có thể kể đến như: nguyên tắc ABC (theo giá trị) hoặc ứng dụng hệ thống mã vạch Barcode & QR code.
Dán nhãn hàng hóa: Mỗi một sản phẩm trong kho cần được dán nhãn có đầy đủ thông tin như tên sản phẩm, mã hàng, ngày nhập kho và vị trí lưu trữ ở trên bao bì. Điều này giúp nhà bán lẻ kiểm soát hàng trong kho dễ dàng và chính xác hơn.
Bước 3: Xuất kho
Quy trình xuất kho bao gồm việc xác nhận và ghi nhận yêu cầu xuất kho, chọn hàng hóa, kiểm tra lại chất lượng, số lượng, và thực hiện vận chuyển hàng hoá.
Xác nhận yêu cầu xuất kho: Việc thực hiện xuất kho đầu tiên cần được sự chấp thuận, giám sát từ nhà quản lý hoặc bộ phận có thẩm quyền trong doanh nghiệp bán lẻ. Các yêu cầu xuất kho bao gồm thông tin về số lượng, mẫu mã hay địa điểm, thời gian giao hàng.
Kiểm tra số lượng hàng trong kho: Sau khi có xác nhận yêu cầu cho xuất kho, nhà bán lẻ cần kiểm tra lại số lượng hàng hóa để đáp ứng nhu cầu hàng hóa. Quy trình này bao gồm kiểm tra số lượng hàng và xác nhận tính chất hàng để đảm bảo số lượng và chất lượng.
Chuẩn bị đơn hàng xuất kho: Trước khi đơn hàng rời khỏi kho, doanh nghiệp cần chuẩn bị đơn hàng cụ thể về số lượng, chủng loại, thông tin giao nhận hay bất kỳ yêu cầu nào khác.
Xuất kho đơn hàng: Bao gồm các hoạt động lấy hàng, đóng gói và đính kèm các tài liệu cần thiết như hóa đơn, phiếu giao hàng để thực hiện xuất kho.
Bước 4: Thiết lập quy trình kiểm kê kho
Quy trình kiểm kê kho là các hoạt động để đảm bảo số lượng hàng hóa trong kho được kiểm tra định kỳ giúp doanh nghiệp phát hiện và khắc phục các sai sót, thất thoát hàng hoá.
Xác định thời điểm kiểm kê: Thời điểm kiểm kê thường dựa vào kế hoạch của doanh nghiệp, có thể được lựa chọn định kỳ. Ví dụ kiểm kê kho hàng theo từng tháng, từng quý hay từng năm.
Chuẩn bị danh sách hàng hóa: Danh sách hàng hóa bao gồm tên, mã sản phẩm, số lượng và vị trí lưu trữ cần được chuẩn bị để tránh sai sót trong quá trình kiểm kê.
Kiểm tra số lượng thực tế: Việc rà soát số lượng hàng hóa trong kho rồi đem so sánh đối chiếu với thông tin trong danh sách hàng hóa là rất cần thiết. Trong trường hợp hàng hóa thực tế có thiếu sót hay dư thừa, người kiểm kê cần ghi chú để có biện pháp xử lý kịp thời.
Kiểm tra chất lượng và trạng thái hàng hóa: Bên cạnh việc thống kê số lượng, hoạt động kiểm tra kích thước, đóng gói, chất lượng và tình trạng hàng hóa cũng cần được chú tâm. Từ hoạt động kiểm tra này sẽ ngăn ngừa được hàng hóa bị lỗi và xử lý phù hợp.
Phân tích và xử lý sai sót: Bước cuối cùng quan trọng không kém là phân tích kết quả kiểm kê để xác định hiệu suất hoạt động và tìm ra nguyên nhân của lỗi sản phẩm từ đó có cách xử lý.
Nắm bắt quy trình quản lý kho với Retail WMS-X
Hiểu được nhu cầu tìm kiếm các giải pháp theo dõi và quản lý kho, retail WMS-X tự tin là sự lựa chọn tuyệt vời với hệ thống quản lý kho thông minh dành cho các nhà bán lẻ.
- Tự động: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hóa: nhập hàng, cất hàng, thu thập số liệu, nhập/xuất kho, kiểm đếm,…
- Chính xác: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code
- Just-in-time: Quản lý kho theo mô hình JIT giúp loại bỏ tồn kho, dư thừa, đảm bảo mức dự trữ an toàn”
Giải pháp WMS-X hỗ trợ quản lý các hoạt động kho hàng, từ xuất-nhập kho, giám sát hàng tồn kho đến thống kê và cung cấp báo cáo trực quan dữ liệu quản lý theo thời gian thực.
- Kiểm soát chặt chẽ khâu xuất – nhập – bán hàng
- Kiểm soát tồn kho an toàn, điểm đặt hàng
- Kiểm soát tồn kho trên từng vị trí, số lượng kho khả dụng tại kho tổng, từng kho bán lẻ theo thời gian thực
- Ứng dụng AI phân tích và dự đoán nhu cầu