Quản lý kho hàng trong ngành bán lẻ đặt ra nhiều thách thức đòi hỏi các giải pháp hiệu quả. Từ các hoạt động đầu vào đến các quy trình đầu ra và quản lý hàng tồn kho, có nhiều vấn đề khác nhau cần được giải quyết. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá một số thách thức chung mà kho hàng của cửa hàng bán lẻ phải đối mặt và thảo luận về ba xu hướng có thể đẩy nhanh việc áp dụng các giải pháp kho thông minh.
Nghiệp vụ quản lý kho là gì?
Nghiệp vụ quản lý kho (Warehouse Operation) là quy trình kiểm soát và tối ưu hóa mọi hoạt động diễn ra trong kho từ khi nhập hàng vào kho cho đến khi các mặt hàng được chuyển đi, bán hay tiêu thụ. Nghiệp vụ quản lý kho bao gồm tiếp nhận và lưu trữ hàng tồn kho, thực hiện đơn hàng và vận chuyển.
Thách thức của nhà bán lẻ trong nghiệp vụ quản lý kho
Hoạt động xuất nhập hàng kịp thời
Một trong những thách thức chính trong nghiệp vụ quản lý kho là đảm bảo việc xuất nhập hàng kịp thời và chính xác. Sự thiếu hiệu quả có thể bắt nguồn từ việc quản lý lịch trình vận chuyển, phối hợp với các nhà cung cấp và ứng phó với sự chậm trễ, rủi ro ngoài dự kiến. Để giải quyết bài toán này, các nhà bán lẻ cần thiết lập hệ thống và quy trình cho phép liên lạc và cộng tác hiệu quả với các nhà cung cấp. Điều này có thể liên quan đến việc triển khai các công nghệ theo dõi tiên tiến, chẳng hạn như khả năng quét mã vạch và RFID, để đảm bảo khả năng di chuyển hiển thị theo thời gian thực của các lô hàng.
Tối đa hóa không gian lưu trữ
Nghiệp vụ quản lý kho bán lẻ còn đặt ra một thách thức khác là tận dụng tối đa không gian lưu trữ với các kích cỡ và số lượng sản phẩm khác nhau. Các nhà bán lẻ kinh doanh nhiều loại sản phẩm, mỗi loại có yêu cầu về cách lưu trữ, bảo quản riêng. Tối đa hóa việc sử dụng không gian và sắp xếp sản phẩm một cách hiệu quả có thể tác động đáng kể đến hiệu quả hoạt động tổng thể. Các nhà bán lẻ nên đầu tư vào hệ thống quản lý kho có khả năng hỗ trợ tối ưu không gian thông minh, cho phép họ tối ưu hóa dung lượng lưu trữ và giảm thiểu lãng phí không gian.
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Khối lượng đặt hàng tăng lên đồng nghĩa với việc sản phẩm được bán ra với tốc độ nhanh hơn. Vì vậy, các nhà bán lẻ phải chú tâm trong việc quản lý hàng tồn kho của mình khi mở rộng quy mô và theo dõi mức tồn kho một cách cẩn thận để đảm bảo sẵn sàng đáp ứng khách hàng.
Để quản lý hàng tồn kho thành công trong kho bán lẻ, nhà bán lẻ phải:
- Có được số lượng hàng tồn kho chính xác cho từng SKU (Stock Keeping Unit) – mã hàng hóa nhằm thể hiện tất cả mọi thông tin liên quan đến sản phẩm
- Luôn có đủ hàng dự trữ an toàn trong trường hợp khẩn cấp
- Dự báo nhu cầu, có tính đến các xu hướng mới và tính thời vụ, để đặt hàng vừa đủ phù hợp nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng và ngăn chặn tình trạng tồn kho
- Bổ sung thời gian một cách chính xác để tránh tình trạng hết hàng và giao hàng đồng thời giảm thiểu chi phí lưu kho
- Tiến hành kiểm tra hàng tồn kho thường xuyên để đánh giá lại mức tồn kho
Công nghệ kém
Công nghệ lỗi thời hoặc không phù hợp có thể hạn chế hiệu quả cho kho bán lẻ. Mặc dù việc áp dụng công nghệ hỗ trợ các hoạt động lưu kho và theo dõi hàng tồn kho tốt hơn theo phương pháp thủ công. Nhưng công nghệ kém với các vấn đề về kết nối, kiểm soát phức tạp hoặc khả năng hạn chế sẽ không đủ để xử lý số lượng đơn đặt hàng ngày càng lớn.
Để tối ưu hóa kho hàng, các nhà bán lẻ cần áp dụng các giải pháp công nghệ hiện đại và trực quan để mở rộng quy mô hoạt động một cách hiệu quả.
Các nhà bán lẻ nên cân nhắc đầu tư vào phần cứng tốt nhất (chẳng hạn như máy quét mã vạch Barcode hoặc QR code, robot AGV và tự động hóa kho hàng) cũng như phần mềm (bao gồm WMS). Mặc dù ban đầu nó có thể đắt hơn nhưng lợi ích lâu dài của chuỗi cung ứng mượt mà hơn sẽ vượt xa chi phí ban đầu.
Hạn chế trong nghiệp vụ
Vấn đề lưu kho có thể gây cản trở cho các nhà kinh doanh nhỏ lẻ trong nỗ lực mở rộng quy mô. Và đối với các doanh nghiệp nhỏ, quản lý kho bãi vốn là một vấn đề khá đau đầu và cần có các phương pháp giải quyết. Nếu không có kinh nghiệm về kho bãi, các nhà bán lẻ có nguy cơ phải trả quá nhiều tiền cho các giải pháp kém hiệu quả, lãng phí thời gian và tiền bạc cho những sai lệch.
Đáp ứng chính xác và kịp thời
Đáp ứng mong đợi của khách hàng ở phía bên ngoài là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp bán lẻ. Độ chính xác trong việc thực hiện đơn hàng là điều cần thiết để ngăn ngừa sai sót và chậm trễ. Quá trình lấy hàng, đóng gói và vận chuyển phải được sắp xếp hợp lý và hiệu quả hơn. Các nhà bán lẻ nên tập trung vào việc triển khai các hệ thống và công nghệ tự động nhằm hỗ trợ việc chọn đơn hàng chính xác, giảm sai sót và cải thiện tốc độ thực hiện đơn hàng. Ngoài ra, việc phối hợp với nhiều hãng vận chuyển để giao hàng nhanh chóng có thể phức tạp. Tận dụng hệ thống quản lý vận tải và thiết lập quan hệ đối tác chặt chẽ với các hãng vận tải đáng tin cậy có thể giúp đảm bảo giao hàng kịp thời và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Cải thiện hiệu quả hoạt động kho hàng bằng các nghiệp vụ quản lý kho
Triển khai hệ thống quản lý kho hàng WMS-X
WMS-X có thể giúp tối ưu hóa luồng hàng hóa và nguyên liệu qua kho bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ như nhận, lưu kho, lấy hàng, đóng gói và vận chuyển. Nó cũng có thể cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực về mức tồn kho, đơn đặt hàng và năng suất lao động, cho phép người quản lý đưa ra quyết định sáng suốt về cách tối ưu hóa hoạt động của kho.
Hợp lý hóa cách bố trí và thiết kế nhà kho
Việc bố trí nhà kho hiệu quả có thể giúp giảm khoảng cách vận chuyển hàng hóa, nguyên vật liệu, giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết để hoàn thành công việc. Điều này có thể đạt được bằng cách nhóm các sản phẩm tương tự lại với nhau, đặt các mặt hàng được sử dụng thường xuyên gần khu vực đóng gói và vận chuyển hơn, đồng thời thiết kế nhà kho để cho phép phân phối luồng nguyên liệu hiệu quả.
Cải thiện độ chính xác và tốc độ chọn hàng
Chọn đơn hàng là một công việc tốn nhiều công sức và có thể có tác động đáng kể đến hiệu quả của kho. Việc cải thiện độ chính xác và tốc độ lấy hàng có thể đạt được thông qua nhiều phương pháp khác nhau, chẳng hạn như triển khai hệ thống lấy hàng pick to light, sử dụng máy quét mã vạch và triển khai các tuyến lấy hàng hiệu quả.
Tồn kho an toàn
Duy trì mức tồn kho tối ưu có thể giúp giảm nguy cơ thiếu hụt và dư thừa, có thể làm gián đoạn hoạt động của kho. Điều này có thể đạt được thông qua các phương pháp như triển khai quản lý hàng tồn kho đúng lúc Just-In-Time (JIT), sử dụng hàng tồn kho an toàn để đáp ứng nhu cầu bất ngờ và triển khai hệ thống kiểm kê thường xuyên để theo dõi mức tồn kho trong thời gian thực.
Tự động hóa
Tự động hóa bằng cách áp dụng công nghệ vào các hoạt động như nhận, lưu kho và chọn đơn hàng có thể giúp giảm thời gian và công sức cần thiết để hoàn thành nghiệp vụ quản lý kho, nâng cao hiệu quả kho hàng.
Lợi ích khi sử dụng nghiệp vụ quản lý kho
Giảm thiểu rủi ro cho hàng hóa
Việc lưu trữ, quản lý hàng hóa trong kho sẽ ngăn chặn các tác động gây hại đến chất lượng sản phẩm, tránh hư hỏng hay có những thay đổi về màu sắc, kết cấu.
Kiểm soát và quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Nghiệp vụ quản lý kho hỗ trợ nhà bán lẻ lưu trữ, vận chuyển và phân phối hàng hóa từ kho hàng. Việc này giúp dễ dàng kiểm soát lượng hàng tồn kho hiệu quả. Ngoài ra nghiệp vụ quản lý kho cũng có thể giúp giảm chi phí vận chuyển hàng hóa và giảm nhu cầu nhân sự cho nhà bán lẻ.
Nâng cao trải nghiệm khách hàng
Theo dõi và quản lý kho hàng cho phép nhà bán lẻ phân phối, đáp ứng nhu cầu khách hàng kịp thời. Việc này làm tăng năng suất cho doanh nghiệp cũng như sự hài lòng, trải nghiệm khách hàng.
Quy trình nghiệp vụ quản lý kho còn giúp giảm thiểu lỗi hư hỏng cho hàng hóa, tránh thất lạc, gây nghẽn cho hoạt động cung cấp sản phẩm và từ đó sẽ nâng cao giá trị thương hiệu, lòng trung thành của khách hàng.
Nâng cao hiệu suất hoạt động
Nghiệp vụ quản lý kho giúp kiểm soát chất lượng hàng hóa hiệu quả, hỗ trợ tối đa trong việc phân phối, vận chuyển hàng hóa. Hơn nữa, nhân công có thể thực hiện được nhiều công việc hơn trong thời gian ngắn hơn dựa vào mục tiêu và thời điểm hoàn thành công việc.
WMS-X hỗ trợ tối ưu hóa nghiệp vụ quản lý kho
WMS-X là hệ thống phần mềm quản lý kho thông minh nằm trong bộ giải pháp quản lý sản xuất tổng thể MES-X được phát triển bởi VTI Solutions – VTI Group. WMS-X là giải pháp toàn diện cho mọi vấn đề trong kho hàng nói chung và tồn kho nói riêng, loại bỏ các quy trình quản lý thủ công tốn thời gian, tốn nguồn lực, dễ sai sót, giải quyết tình trạng tồn kho hiệu quả với những điểm ưu việt như:
- Tiết kiệm tới 80% thời gian nhập liệu và kiểm đếm: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hoá – bao gồm việc thu thập số liệu, nhập/xuất kho, kiểm kê hàng hoá,…
- Kiểm soát chính xác 99% tình trạng hàng hóa: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code. Dễ dàng theo dõi vị trí của từng mặt hàng tồn kho, báo cáo chi phí tồn kho, quản lý sản phẩm quá hạn lưu kho và sản phẩm sắp hết hạn sử dụng.
