ERP là gì?
Hệ thống ERP, viết tắt của Enterprise Resource Planning (Hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp), là một phần mềm mà các công ty sử dụng để quản lý và tích hợp các bộ phận thiết yếu trong hoạt động chung. Nhiều ứng dụng phần mềm ERP rất quan trọng đối với các công ty vì chúng giúp họ thực hiện việc hoạch định nguồn lực bằng cách tích hợp tất cả các quy trình cần thiết để điều hành công ty của họ với một hệ thống duy nhất. Phần mềm ERP cũng có thể tích hợp hoạt động kinh doanh và sản xuất của doanh nghiệp bao gồm việc lập kế hoạch, quy trình sản xuất, mua hàng tồn kho, bán hàng, tiếp thị, tài chính, nhân sự…
Các loại ERP
Có ba loại hệ thống phần mềm ERP: ERP On-Premise, ERP On-Cloud và Hybrid ERP đều chung một mục tiêu giúp công ty đưa ra quyết định và tạo ra lợi nhuận. Tất cả chúng đều có những ưu điểm và nhược điểm, tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp là gì và cách doanh nghiệp lựa chọn tiếp cận mô hình ERP.
ERP On-Premise (ERP tại chỗ)
Phần mềm này được triển khai tại chỗ và hầu hết được kiểm soát nội bộ bởi doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP này, nó sẽ yêu cầu nguồn lực CNTT chuyên dụng tại chỗ để xử lý việc bảo trì kỹ thuật và ứng dụng.
ERP On-cloud (ERP dựa trên đám mây)
Hệ thống ERP dựa trên đám mây, thường được gọi là phần mềm dưới dạng dịch vụ SaaS, có nghĩa là bên thứ ba đang quản lý phần mềm ERP On-cloud. Sử dụng các công nghệ như trí tuệ nhân tạo (AI) và Machine Learning, hệ thống tùy chọn linh hoạt này có thể mang lại hiệu quả tự động hóa cao hơn và cho phép nhân viên tìm kiếm thông qua dữ liệu của tổ chức trên bất kỳ thiết bị nào thông qua internet.
Đây là mô hình phổ biến cho phần mềm ERP do khả năng mở rộng và tính linh hoạt cùng với chi phí thấp hơn. Nhược điểm chính là rủi ro bảo mật mà doanh nghiệp gặp phải khi tin tưởng vào nhà cung cấp ERP.
Hybrid ERP (ERP kết hợp)
Hệ thống này dành cho các công ty đang tìm kiếm các đặc điểm của cả mô hình tại chỗ và SaaS để đáp ứng yêu cầu kinh doanh và sản xuất của họ. Trong mô hình này, một số ứng dụng và dữ liệu ERP sẽ được lưu trữ trên đám mây và một số sẽ được lưu trữ tại cơ sở.
Hệ thống ERP hoạt động như thế nào?
Hệ thống ERP là một loại phần mềm được các doanh nghiệp sử dụng để xử lý các hoạt động hàng ngày của công ty như kế toán, mua sắm, quản lý dự án, quản lý rủi ro và tuân thủ cũng như vận hành chuỗi cung ứng. Gói hoạch định tài nguyên doanh nghiệp toàn diện cũng chứa phần mềm quản lý hiệu suất doanh nghiệp, hỗ trợ việc lập kế hoạch, lập ngân sách, dự báo và báo cáo kết quả tài chính của tổ chức.
Hệ thống Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp hoạt động bằng cách giảm số lượng nguồn lực cần thiết để quản lý một cách hợp lý trong khi vẫn duy trì được lợi nhuận và tăng trưởng. Hệ thống này khác ở chỗ nó cho phép các mô-đun của doanh nghiệp chia sẻ một cơ sở dữ liệu duy nhất.
Ví dụ: khi một đơn hàng vận chuyển được đặt cho mặt hàng cuối cùng trong kho, phân hệ quản lý hàng tồn kho phải ghi lại thông tin này và thông báo cho các bộ phận liên quan để hàng tồn kho có thể được thay thế. Nhân viên bán hàng cũng sẽ được thông báo để không đưa ra những lời hứa mà mình không thể giữ được.
Lợi ích của ERP
Tiết kiệm chi phí
Giá trị lớn nhất của hệ thống ERP là chúng có thể tiết kiệm tiền cho doanh nghiệp theo nhiều cách. Bằng cách tự động hóa nhiều nhiệm vụ đơn giản, lặp đi lặp lại, doanh nghiệp có thể giảm thiểu sai sót và nhu cầu bổ sung nhân viên tương đương với tốc độ tăng trưởng của doanh nghiệp. Khả năng hiển thị giúp dễ dàng phát hiện những điểm thiếu hiệu quả làm tăng chi phí và dẫn đến việc triển khai tốt hơn tất cả các nguồn lực, từ nhân công, hàng tồn kho đến thiết bị. Và với ERP On-Cloud, các công ty có thể nhanh chóng nhận thấy giá trị gia tăng từ phần mềm.
Tuân thủ các quy định
Các tiêu chuẩn báo cáo tài chính cũng như các quy định bảo mật dữ liệu cụ thể của chính phủ và ngành thay đổi thường xuyên. Tuy nhiên, ERP có thể giúp các doanh nghiệp luôn an toàn và tuân thủ. ERP cung cấp quy trình kiểm toán bằng cách theo dõi vòng đời của mỗi giao dịch, bao gồm cả việc tuân thủ các quy trình phê duyệt bắt buộc. Các doanh nghiệp cũng có thể giảm nguy cơ xảy ra lỗi và các trở ngại về tuân thủ liên quan bằng tự động hóa.
Bảo mật dữ liệu
Các nhà cung cấp ERP hiểu rằng hệ thống doanh nghiệp chứa dữ liệu rất quan trọng và thực hiện các bước cần thiết để đảm bảo hệ thống được an toàn. Đặc biệt, phần mềm ERP On-Cloud do nhà cung cấp quản lý sử dụng các giao thức bảo mật tiên tiến để đảm bảo công ty tránh bị xâm nhập, mất thông tin mạng.
Tự động hóa và hợp lý hoá các quy trình kinh doanh và sản xuất
Phần mềm ERP không chỉ số hoá doanh nghiệp mà còn hỗ trợ trong việc thiết lập các quy trình sản xuất chính xác, hợp lý hoá chúng và đặt ra trách nhiệm rõ ràng cho mọi hoạt động sản xuất. Hơn nữa, một hệ thống ERP giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian – tự động hoá các hoạt động kinh doanh hàng ngày (mua hàng, kế toán, bảng lương, tuyển dụng, quản lý kho hàng, bán hàng,…) và cho phép doanh nghiệp tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của mình.
Hỗ trợ đưa ra các quyết định chiến lược
Việc tập trung tất cả dữ liệu ở cùng một nơi cho phép doanh nghiệp tạo báo cáo cho tất cả các bộ phận kinh doanh của mình ngay lập tức – từ kết quả bán hàng, mức hàng tồn kho hay kết quả hoạt động kinh doanh (lãi – lỗ).
Nâng cao trải nghiệm khách hàng
ERP hợp nhất thông tin từ tất cả các phòng ban thành một nguồn thông tin chính xác duy nhất, giúp việc chia sẻ dữ liệu chính xác theo thời gian thực trở nên đơn giản. Với tính năng hỗ trợ của hệ thống hoạch định nguồn lực, doanh nghiệp có thể giảm thiểu các lỗi thường xảy ra do sử dụng dữ liệu không chính xác hoặc lỗi thời, giữ cho các công việc đi đúng hướng. Điều này đảm bảo kế hoạch và quy trình sản xuất đúng tiến độ, kịp thời cho việc phân phối, từ đó nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Cải thiện độ chính xác và năng suất
Tự động hóa và tích hợp các hoạt động nội bộ của công ty giúp loại bỏ lãng phí và cải thiện độ chính xác, hiệu quả. Các phòng ban có hệ thống được kết nối có thể phối hợp nỗ lực để tạo ra kết quả nhanh hơn và tốt hơn.
Bằng cách tự động hóa các quy trình chính như theo dõi hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể nhận ra mức tăng năng suất trên diện rộng và tập trung nhiều hơn vào các nhiệm vụ có thể bị bỏ dở.
Các quy trình nhập dữ liệu thủ công trước đây tốn nhiều thời gian giờ đây được xử lý tự động – với độ chính xác cao hơn để giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian sửa đổi. ERP có thể thực hiện các phép tính nâng cao một cách nhanh chóng và tự động hóa các tác vụ tẻ nhạt. Nhân viên có thể tập trung hơn vào công việc của họ, tạo ra nhiều doanh thu hơn và sử dụng thời gian hiệu quả hơn.
Tương lai của ERP
Các công nghệ như trí tuệ nhân tạo (AI), chuỗi khối, thực tế tăng cường (AR) và Internet vạn vật (IoT) đang định hình xu hướng ERP ngày nay. Nhiều công nghệ trong số này đã được tích hợp vào các giải pháp ERP hàng đầu trong ngành.
AI và Machine Learning trong ERP
Ví dụ: AI và Machine Learning có thể tự động hóa việc đối chiếu tài khoản và tạo cảnh báo, nhắc nhở cho các giao dịch cần được xem xét kỹ hơn. Điều này giúp tiết kiệm thời gian của nhóm kế toán và giảm tải một nhiệm vụ mà hầu hết mọi người không mong đợi. Công nghệ Machine Learning được cải thiện khi xử lý nhiều giao dịch hơn và có thể giúp phát triển các dự báo chính xác hơn.
Blockchain cho quản lý chuỗi cung ứng
Blockchain xử lý dữ liệu một cách an toàn và có thể tăng tính minh bạch giữa các công ty trong chuỗi cung ứng. Cụ thể, nó có thể hiển thị chi tiết trạng thái của các sản phẩm cụ thể và tạo ra một bản kiểm tra về quá trình sản xuất của một mặt hàng từ nguyên liệu thô đến thành phẩm. Điều này cũng cung cấp thông tin cho ERP có thể rút ra những dữ liệu cần thiết.
AR cho ERP
Thực tế tăng cường (AR) đã có được chỗ đứng trong lĩnh vực bán lẻ, cho phép người tiêu dùng đặt một tấm thảm hoặc hình ảnh 3D của một món đồ nội thất trong phòng khách của họ để biết nó trông như thế nào trước khi mua. ERP có thể lưu trữ tất cả các dữ liệu và hình ảnh cần thiết để AR hoạt động.
Tích hợp Internet vạn vật (IoT)
Ví dụ: một cảm biến theo dõi hiệu suất của một thiết bị tự động hóa kho hàng có thể cảnh báo người quản lý khi máy móc bắt đầu hoạt động chậm hơn. Đó có thể là dấu hiệu thiết bị cần sửa chữa và doanh nghiệp có thể can thiệp trước khi thiết bị bị hỏng và làm gián đoạn hoạt động. Trình theo dõi IoT trên xe tải giao hàng có thể hiển thị cho người lái xe đi những tuyến đường không hiệu quả và đề xuất họ luôn sử dụng GPS.
Hệ thống ERP hợp nhất
Ngày càng có nhiều doanh nghiệp muốn hợp nhất tất cả các ứng dụng của họ trên một nền tảng duy nhất. Nghiên cứu gần đây của Gartner cho thấy rằng 40% các công ty dịch vụ sẽ hợp nhất các quy trình cốt lõi như tài chính, nhân sự, đặt hàng thành tiền mặt, mua sắm và vận hành trong một bộ duy nhất vào năm 2026. Khi các nhà cung cấp phần mềm mở rộng dịch vụ và nhiều doanh nghiệp nhận ra giá trị của một hệ thống ERP thống nhất, ứng dụng của nó sẽ ngày càng trở nên phổ biến.
Lựa chọn ERP phù hợp cho doanh nghiệp
Hệ thống ERP là xương sống của mọi tổ chức công nghiệp bởi nó liên kết mọi bộ phận trong công ty, cung cấp tất cả dữ liệu cần thiết để điều hành bộ máy một cách hiệu quả, năng suất và bền vững. Giải pháp này có thể xử lý các đơn đặt hàng của khách hàng, quản lý việc mua sắm nguyên vật liệu, quản lý hàng tồn kho, lưu kho, kế toán, các hoạt động nhân sự và báo cáo. Mọi khía cạnh của hoạt động có thể được theo dõi trong thời gian thực.
Vì nhiều lý do, việc tìm kiếm phần mềm sản xuất thích hợp cho doanh nghiệp của bạn là rất quan trọng đối với năng suất và lợi nhuận của doanh nghiệp. Nó có thể giúp bạn cách mạng hóa nhà máy sản xuất, qua đó đặt nền móng cho việc xây dựng mô hình sản xuất thông minh.
Để tối ưu hóa Quản lý doanh nghiệp, để đi từng bước vững chắc trên chặng đường tự động hóa quy trình quản trị, để bắt kịp với xu thế thị trường đang không ngừng biến đổi, việc áp dụng hệ thống ERP trong Quản lý nhà máy gần như là một điều tất yếu. Doanh nghiệp bạn hoàn toàn có thể trở thành người tiên phong và giành những lợi thế cạnh tranh trên thị trường khi triển khai giải pháp ERP.
VTI Solutions tự tin sẽ là người đồng hành cùng bạn trong hành trình chuyển đổi số hoạt động sản xuất của mình với các giải pháp ERP sản xuất. Là đối tác của các đơn vị cung cấp giải pháp ERP hàng đầu khu vực và thế giới như Epicor, Odoo, SAP… cùng với hệ thống điều hành sản xuất MES-X, VTI Solutions hướng đến mục tiêu cung cấp một hệ sinh thái sản phẩm toàn diện, hỗ trợ doanh nghiệp toàn diện từ nhân sự, tài chính, kế toán đến hậu cần… với khả năng tùy chỉnh và mở rộng quy mô cho tất cả các khách hàng ở mọi lĩnh vực và ngành công nghiệp đa dạng.
